الوظائف الإدارية

شرف أحمد / باحث سوري

الحلقة الثالثة

أولا) التخطيط : 

1) مفهوم التخطيط : يعتبر التخطيط من أهم وظائف الإدارة، و هو التحديد في الوقت الحاضر لما سيتم عمله في المستقبل ، و يمكننا تعريفه أيضا بأنّه الطريق الذي يُرسم لأفراد المنظمة بصور مسبقة ويقوم على مبدأ التنبؤ  وقراءة المستقبل والاستعداد لهذا المستقبل .

2) أهمية التخطيط : 

- يساعد على الاستخدام الأمثل للموارد من حيث الطاقات البشرية والإمكانات المادية .
- يساعد في صياغة وتحقيق نظام رقابي فعال .
- يساعد على المعرفة بالبيئة الخارجية ، من فرص وتهديدات ، والاستعداد لجميع الحالات .
- يساعد على سرعة إنجاز الأعمال والتقليل من الجهد الضائع .

3) أنواع التخطيط : وتنقسم إلى أقسام (تخطيط حسب المدة الزمنية ، تخطيط حسب المستوى الإداري ، تخطيط حسب الوظيفة ).
_ التخطيط حسب المدة الزمنية : 

أ) تخطيط طويل الأجل : تتراوح المدة الزمنية لتخطيط طويل الأجل بين ( 3 ) إلى ( 10 ) سنوات .
ب) تخطيط متوسط الأجل : تتراوح المدة الزمنية لتخطيط متوسط الأجل بين ( سنة ) إلى أقل من ( 3 ) سنوات وهو تفصيل للخطط طويلة الأجل .
ج) تخطيط قصيرة الأجل : وتكون مدة قصيرة لا تتجاوز ( سنة واحدة ) وهو تفصيل للتخطيط متوسط الأجل .

_ التخطيط حسب المستوى الإداري : 

أ) التخطيط على مستوى الإدارة العليا : يتمثل عادة بأعضاء مجلس الإدارة أو مديري العموم وتتميز بالبعد الاستراتيجي .
ب) التخطيط على مستوى الإدارة الوسطى : الذي يتمثل عادة بمساعدي المديرين أو رؤساء الأقسام ومديري الإدارات الفرعية ويتميز ببعده التفصيلي أو التكتيكي .
ج) التخطيط على مستوى الإدارة الدنيا : المتعلق بمشرفي ورؤساء الشعب ويتميز بالخطط التشغيلية . 

_ التخطيط حسب الوظيفة : 

كالتخطيط انتاجي ، تخطيط مالي ، تخطيط القوى العاملة ...إلخ . 

4) خطوات التخطيط : خطوات القيام بوضع خطة بالترتيب .
* تحديد الهدف الجيد : ويجب أن يكون 
( قابلا للتحقيق ، قابل للقياس ، الدقة ، الوضوح ، مرتبط بزمن محدد ،و فعال ).
* جمع البيانات وتحويلها إلى معلومات:
الاعتماد على أساليب جمع البيانات من خلال الملاحظة ، المقابلة ، الاستبيان ، والعمل على تحويل هذه البيانات إلى معلومات من خلال الاعتماد على برامج وأساليب محددة.SPSSمثل 
* وضع الافتراضات .
* تحديد البدائل ( تحديد خطط بديلة في حال أنالخطة الراهنة  لم تنجح و ذلك لعدم التشتت والارتباك).
* التنفيذ .
* تقييم النتائج .

5) خصائص الخطة الجيدة : 

وضوح الهدف : يكون لها هدف واحدمحدد
& المرونة : قابلية الخطة للتكيف مع المتغيرات التي تطرأ .
& البساطة : الخطة تكون بسيطة وسهلة الفهم .
& تحديد مستويات العمل : تحديد الصلاحيات وتحديد مستوى العمل .
& المساهمة في التنفيذ : تمكين جميع أفراد العمل من المساهمة في تحقيق الهدف .
& تحقيق التوازن : يحقق التوازن في الإنفاق داخليا وخارجيا .

ثانياً) التنظيم :

1) مفهوم التنظيم : توزيع المسؤوليات والتنسيق بين كافة العاملين بشكل يضمن تحقيق أقصى درجة ممكنة من الكفاية في تحقيق الأهداف المحددة . أيضا يمكن تعريفه ، بالإطار الذي يتم من خلاله ترتيب جهود جماعة من الأفراد وتنسيقها في سبيل الوصول للهدف المنشود ، و من كلا المفهومين يمكننا استخلاص أن للتنظيم هو  عملية إدارية تهتم بالمهمات والأنشطة المراد القيام بها بين الأقسام من أجل تحقيق الأهداف مع حل كافة الخلافات 
والمعوقات والصعاب التي قد تواجه الأنشطة والأقسام من خلال أفراد التنظيم وبشكل ملائم .
2)أهمية التنظيم :

* زيادة الفعالية الإدارية : 

أي العمل بين الموظفين وعدم الازدواجية ، و يمكن القول أيضا : عدم تلقي القرارات الصادرة من مصدرين مختلفين و الذي بدوره  سيؤدي إلى انهيار الكفاءة التطبيقية للقرار و من ثم اختفاء الفعالية الإدارية تدريجيا .
* الاستخدام الأمثل للطاقة البشرية : الشخص المناسب في المكان المناسب ، وهذه تعتمد على معايير محددة عند تعيين موظف أو وضع شخص في العمل ، يجب تسليط الضوء على القدرات والمهارات المتوفرة في الشخص ومن ثم وضع التساؤل الأهم : ((هل هو قادر؟؟ )) .
هذه القدرات والمهارات تختلف باختلاف الوظيفة ، فبعض الوظائف والأعمال تحتاج إلى قدرات بدنية وجسدية على سبيل المثال (الوظائف المتعلقة بالبناء والإسمنت)، في حين بعض منها تحتاج إلى إمكانات عقلية وفكرية وتخصصمثل (وظيفة المحاسبة ، الأرشيف). 
* التنسيق والتوازن بين الأنشطة المختلفة داخل المنظمة ، كما يمكن التوضيح على أن أهمية التنظيم تكمن من خلال توفير الترابط بين أقسام إدارية مختلفة والتنسيق بينها ، على سبيل المثال (خلق التوازن بين الأنشطة المحاسبية والمالية ).
* سهولة الاتصالات : وجود شبكة متطورة لنقل المعلومات بين أجزاء التنظيم ،و هذا يشير أنّ أهمية التنظيم تكمن في سهولة عملية التواصل والاتصالات بين أجزاء المنظمة ومستوياتها الأفقية والعمودية ، بغض النظر عما إذا كان الاتصال رسميا أو غير رسمي . 
*تنمية القيادات الإدارية : من مركز إلى آخر أو من مرتبة إلى مرتبة أكبر.

3) أنواع التنظيم :

أ)ينقسم التنظيم إلى قسمين رئيسيين:   
- التنظيم الرسمي : وهو البناء الرسمي الذي يحدد العلاقات والمستويات الإدارية للأعمال التي يقوم بها الأفراد وتوزيع المسؤوليات والواجبات ، أي أنً التنظيم الرسمي هو الاتصال والانتقال التسلسلي وإصدار التوجيهات والقرارات والتعليمات من الرئيس إلى المرؤوس بشكل هرمي تسلسلي منتظم دون الازدواجية في تلقي الأوامر. 
- التنظيم غير الرسمي : وهو  مجموعة من العلاقات التي تنشأ وتستمر بين العاملين بسبب وجودهم في مكان واحد للعمل واشتراكهم في أهداف ومشكلات متشابهة ، كما يمكن القول أن بناء علاقات اجتماعية بين الأفراد الموظفين  خارج إطار العمل والوظيفة يعطي شكلا غير رسميا .
ب) ينقسم التنظيم داخل المنظمة على أساس الفئات بالتقسيمات الآتية : 
- التنظيم حسب الوظائف : الهيكل التنظيمي يقوم على تجميع الوظائف المتشابهة في إدارة واحدة .
- التنظيم حسب السلع والخدمات : تتمحور حول تقسيم أقل مركزية مقارنة بالتقسيم حسب الوظائف.
- التنظيم حسب المناطق الجغرافية : إعطاء الاستقلالية لكل فرع من فروع المنظمة الأم .
- التنظيم حسب مراحل العملية الإنتاجية : تتماشى مع المنتجات التي تمر بمراحل إنتاج ، تغليف ،و تسويق .
- التنظيم حسب العملاء : يناسب الشركات والمؤسسات التي لها عملاء مختلفين حسب الفئة والمنطقة الجغرافية والقدرات الشرائية لكل عميل ، بالإضافة إلى بعض معايير أخرى . 
- التنظيم حسب الوقت :و هذا  للمنظمات التي تعمل على مدار الساعة بنظام الفترة وَالفِرقِ المتبادلة بين فترة وأخرى . 

4) بعض وصايا التنظيم الجيد :

-* "مبدأ وحدة الهدف في التنظيم " بحيث يكون لكل وحدة وظيفية أو إدارية هدف محدد مرتبط بشكل مباشر مع أهداف المنشأة . أي يجب أن تكون أهداف كل جزء في المنظمة متفقة مع هدف التنظيم ككل . 
-* "مبدأ تقسيم العمل " أي يجب تقسيم أنشطة المؤسسة ووضعها في مجموعات لكي تساهم بأكبر فاعلية نحو تحقيق الأهداف . حيث إن تقسيم العمل يؤدي إلى سرعة تنفيذه وتحسين جودته .
-* " الوصف الوظيفي " وهو تحديد السلطات والمسؤوليات والواجبات التي يتحتم على كل  موظف في المؤسسة القيام بها .
-* " التوصيف الوظيفي " أي  المؤهلات المطلوبة لشغل وظيفة معينة كالدرجة العلمية والخبرات والمهارات اللازمة لإنجاز هذه الوظيفة بكفاءة . 
-* " الهيكل التنظيمي " وهو التسلسل الإداري للمؤسسة أو هو الشكل الذي يوضح مواقع الوظائف وارتباطاتها الإدارية والعلاقات بين الإفراد كما يوضح خطوط السلطة والمسؤولية داخل التنظيم .
-* " السلطة " وهي قوة اتخاذ القرارات التي تحكم أعمال الآخرين أو هي الحق الذي بواسطته يتمكن   الرؤساء من الحصول على امتثال للمرؤوسين للقرارات،  وتأتي السلطة أما من الناحية الرسمية كونه         رئيس يتمتع بهذا الحق نتيجة تنصيبه مديرا لدائرة معينة في الهيكل التنظيمي، أومن قبول المرؤوسين  للرئيس نتيجة عمله ومعرفته وثقتهم به . 
-* " تفويض السلطة " منح السلطة من إداري لآخر أومن وحدة لأخرى تخفيفا من الأعمال الروتينية الواجب تنفيذها ،  ولا يعني تفويض السلطة تفويضاً للمسؤولية ، بل يبقى المدير الذي فوض سلطات معينة   مسؤولا عن نتائج الأعمال المرتبطة بالسلطة التي قام بتفويضها . 
-* قبل أحداث أي تغيير في نطاق مسؤولية أي فرد يجب إعلام الشخص المعني بذلك  وأن يمهد له حتى يتم تفهم التغيير المطلوب .
-* " يجب أن يكون عدد الأفراد التابعين لمدير معين متناسبا مع قدرات المدير " مبدأ نطاق الإشراف " .
-* يجب أن يُراعى " مبدأ التنسيق " بمعنى أن يكون أهداف كل مدير متناسقة مع أهداف المديرين الآخرين
-* أن يُسند إلى المدير أوامر واضحة ومحددة ليعرف تماماً طبيعة العمل المطلوب منه .
-* " يجب ألا يتلقى الفرد في التنظيم الأوامر من أكثر من شخص " مبدأ وحدة الأمر " .
-* " النفوذ " قوة اتخاذ القرارات الناتجة عن مركز اجتماعي أو منزلي أو عائلي .
-* يجب اقتران السلطة بمسؤولية تناسبها " مبدأ تكافؤ السلطة والمسؤولية " .
-* يجب أن تُحل وبعناية أي نزاعات بين الأفراد داخل التنظيم .
-* وضع الشخص المناسب في المكان المناسب .

3) التوجيه :هي الوظيفة الثالثة من وظائف الإدارة ، وهي واحدة من الوظائف والنشاطات المهمة بالنسبة للمؤسسة . كما أنها تعرف بعملية إدارة  نشاطات أفراد المنظمة في الاتجاهات التي تؤدي إلى تحقيق أهداف المنشأة . ويمكن تعريفها أيضا بأنه الإشراف على العاملين وإرشادهم إلى السبيل الأمثل لتنفيذ الأعمال وتحقيق الأهداف بكفاءة وفاعلية .(كلية الإدارة والاقتصاد ،جامعة بابل ).ونستنتج من خلال التعريفين بأن التوجيه ، عملية وحدة ونشاط يقام به لتصحيح الخطأ وعدم الوقوع فيه.
- إنّ ضمان نجاح عملية التوجيه ونشاطها، تعتمد على مبادئ أساسية محددة، ومبنية كأساس لضمان تحقيق هذه العملية ، وإذا ما أردنا الاطلاع على هذه المبادئ ، يمكن الصياغة بالشكل التالي : 

أ) مبدأ عدم تعارض الأهداف : أي التكامل بين أهداف الفرد الشخصية وأهداف المنظمة والعمل على تحقيقها معا .
ب) مبدأ وحدة الأوامر وعدم الازدواجية فيها : وهذا من مبادئ الإدارة العملية في المدرسة الكلاسيكية (المدرسة الأولى في علم الإدارة بعد دراستها علميا)، ينص على عدم تلقي المرؤوس الأوامر والتعليمات من أكثر من رئيس ، لضمان عدم ازدواجية القرارات وتعارضها.
- حتى يتم فهم عملية التوجيه والقيام به ، لا بد من توفر بعض الأسس ألا و هي  :

_* وضوح التوجيهات وأن يكون تنفيذها ضمن طاقة المرؤوسين .
_* مقنعة ، أي أن تكون تلك التوجيهات متقبلة وقابلة للتنفيذ .
_* يعمل التوجيه بشكل أساسي على المساعدة في تحقيق الأهداف بفاعلية .

4) الرقابة : إن عملية الرقابة تعد رابع وظيفة ونشاط ضمن وظائف الإدارة ، كما أنها لا تقل أهمية عن باقي الوظائف ، لكونها هي العملية التي من خلالها يتم التصحيح لأي عمل أوموظف يخرج عن مساره الأساسي ، وأيضا لها الدور الأساسي في ملاحظة نقاط الضعف لدى المنظمة ومن ثم العمل عليها لتحويلها إلى نقاط قوة ، ومن هذا المنطلق يمكن تعريف الرقابة كما جاء به (الزامل ، ص 8 ) ، بأن الرقابة هي مراجعة الإنجاز وفقا للخطط الموضوعة . كما أيضا يمكن تعريف الرقابة بأنها عمليّة  التأكد من أن كل شيء في المنظمة يتم وفق الخطط الموضوعة والتعليمات الصادرة والمبادئ المعتمدة ، وذلك لهدف كشف مواطن الضعف وتصحيحها .

**  فوائد الرقابة : كما أن لكل وظيفة من وظائف الإدارة فوائدها ، أيضا للرقابة فوائد عدة يمكننا سرد بعضها على صورة نقاط:

1. التأكد من مدى تحقيق الأهداف العامة والفرعية .
2. التأكد من مدى مطابقة الأداء الفعلي للخطط .
3. اكتشاف الانحرافات السلبية تمهيدا لمعالجتها .
4. التأكد من الأداء التنفيذي يسير وفقا للإجراءات التفصيلية .
5. حفظ حقوق الأفراد من جمهور المتعاملين مع المنظمة .

و طبعاً للرقابة فوائد عديدة ، إلا أنّ هذه النقاط هي أكثرها شهرة ووضوحا. 
وفي معرض حديثنا عن  أنواع الرقابة ، سيتم توضيح أنواع الرقابة في معايير عدة  ومنها : 

+) المعيار الأول : وذلك بحسب نوع النظام الذي تطبق به الرقابة ( نظام الرقابة المغلقة – ونظام الرقابة المفتوحة ).
+) المعيار الثاني : بحسب الهدف من اكتشاف الأخطاء ( الرقابة الإيجابية – والرقابة السلبية ).
+) المعيار الثالث : بحسب التوقيت الزمني ( الرقابة السابقة للتنفيذ – الرقابة اللاحقة ).
+) المعيار الرابع : بحسب نوع النشاط الذي تمارس من أجله الرقابة ( الرقابة على كفاءة أداء المهام الإدارية – الرقابة الحسابية ).
كما أن العامل في الرقابة لا بدأن يكون على دراية ومعرفة تامة بكافة تفاصيل الرقابة الإدارية وأهمها  الخطوات التسلسلية لإجراء الرقابة ويمكن وضع خطوات إجراء الرقابة في نقاط بالتسلسل : 

> وضع المعايير الرقابية .
> قياس الأداء الفعلي .
> مقارنة الأداء الفعلي بالأداء المتوقع.
> تصويب الانحرافات .
> اقتراح الحلول البديلة .
> المتابعة